La implementación de HubSpot en una empresa va mucho más allá de adquirir licencias y activar herramientas básicas. Aunque HubSpot es reconocido por su facilidad de uso, el verdadero potencial de la plataforma se desata cuando se exploran a fondo sus funcionalidades avanzadas, desde la creación de propiedades personalizadas hasta la automatización de workflows complejos. ¿Cómo puedes saber si la agencia que contratas realmente domina estas características? La respuesta está en hacer las preguntas correctas.
Muchas agencias ofrecen onboarding técnico, pero pocas logran entender cómo integrar la plataforma con la estrategia global de una empresa para generar un impacto real. Tu agencia ideal debe ser capaz de ver más allá de las configuraciones básicas y ayudarte a implementar un enfoque estratégico que conecte marketing, ventas y atención al cliente.
Cuando evalúes a una agencia, es fundamental que puedan demostrar su experiencia en la personalización de HubSpot según las necesidades únicas de tu empresa. ¿Saben cómo convertir la plataforma en una herramienta clave para tu crecimiento continuo?
HubSpot es más que un CRM o una plataforma de marketing. Sus capacidades avanzadas permiten a las empresas estructurar datos y automatizar procesos de forma única. Estas son algunas de las funciones clave que una agencia con conocimiento profundo debería dominar:
Propiedades personalizadas (Custom Properties): Son esenciales para hacer un seguimiento preciso de la información que realmente importa para tu negocio. Pregunta a la agencia cómo pueden personalizar HubSpot para que tus informes sean más relevantes y útiles.
Workflows y automatizaciones avanzadas: ¿Saben cómo configurar automatizaciones complejas que mejoren la eficiencia en la gestión de leads, ventas y el servicio postventa? No se trata solo de enviar correos automáticos, sino de estructurar procesos que generen valor a lo largo del ciclo de vida del cliente.
Segmentación avanzada y lead scoring: Un buen uso de la segmentación y la puntuación de leads permite enfocar los esfuerzos de marketing y ventas en los prospectos más prometedores. Esto marca la diferencia entre una estrategia de ventas reactiva y una proactiva.
Al hablar con una agencia, estas preguntas te ayudarán a verificar si realmente saben cómo maximizar el uso de HubSpot:
¿Cuáles son las características menos conocidas de HubSpot que deberían estar implementadas en mi empresa? Una agencia experta sabrá identificar las herramientas ocultas que pueden marcar la diferencia en tu negocio. Las propiedades personalizadas y las integraciones avanzadas son solo algunos ejemplos.
¿Cómo pueden ayudarnos a crear propiedades personalizadas que se alineen con nuestras métricas clave? Las propiedades personalizadas son fundamentales para tener un control preciso de los datos relevantes. La agencia debe saber cómo configurar estas propiedades de manera que te proporcionen insights accionables.
¿Cómo podemos optimizar nuestros workflows para mejorar la eficiencia de nuestros procesos? La automatización no es solo una cuestión de ahorro de tiempo. Una agencia capacitada debería saber diseñar workflows que mejoren tanto la experiencia del cliente como la eficiencia interna.
¿Qué estrategias sugieren para optimizar nuestros informes en HubSpot y asegurar que nuestras acciones de marketing y ventas están funcionando? Pregunta si la agencia puede crear dashboards personalizados y estructurados de acuerdo a tus KPIs, permitiéndote analizar en tiempo real los resultados de tus campañas.
HubSpot es una plataforma robusta por sí sola, pero su verdadero poder se revela cuando se integra con otras herramientas críticas para tu operación. Las integraciones permiten centralizar todos los datos, automatizar procesos, mejorar la colaboración entre equipos y obtener una visión más completa de tu negocio. Si tu empresa utiliza sistemas adicionales como Salesforce, Google Analytics, ERP o herramientas de marketing específicas de la industria, es esencial que tu agencia pueda realizar estas integraciones de forma efectiva.
Las integraciones no solo mejoran la eficiencia, sino que permiten tomar decisiones más rápidas y fundamentadas al tener todos los datos en un solo lugar. Una agencia que realmente entienda HubSpot no solo sabrá conectar plataformas, sino que también identificará cuáles son las integraciones más estratégicas para tu negocio.
Sin una integración adecuada, los datos pueden quedar aislados en diferentes plataformas, lo que complica la gestión y el análisis. Integrar HubSpot con otras herramientas garantiza que tu equipo de marketing, ventas y servicio al cliente trabajen con información sincronizada, lo que mejora la coordinación y permite tomar decisiones basadas en datos en tiempo real.
Por ejemplo, integrar HubSpot con Google Analytics te permite medir el rendimiento de tus campañas publicitarias y ver cómo estos leads avanzan en tu pipeline. Del mismo modo, integrar HubSpot con Salesforce facilita la transferencia de datos entre marketing y ventas, asegurando que los equipos trabajen en total alineación.
¿Qué integraciones recomiendan para mejorar nuestra operación actual? Pregunta a la agencia cómo evalúan tus sistemas existentes y qué integraciones consideran prioritarias. La respuesta debe demostrar que entienden tus necesidades específicas y que saben identificar las plataformas que pueden mejorar la eficiencia de tus procesos. Por ejemplo, si ya usas Salesforce, deberían poder explicarte cómo se pueden sincronizar los datos de forma fluida entre ambas plataformas.
¿Cómo gestionan la integración de plataformas como Salesforce, Google Analytics o cualquier ERP que ya estemos utilizando? Algunas de las integraciones más comunes son con sistemas CRM como Salesforce, herramientas de analítica como Google Analytics o sistemas de planificación empresarial (ERP). Pregunta a la agencia si tienen experiencia implementando estas integraciones y cómo garantizan que los datos fluyan de manera continua entre HubSpot y estas plataformas.
¿Qué pasos siguen para garantizar que los datos de nuestras integraciones sean precisos y estén actualizados en tiempo real? La sincronización de datos entre diferentes plataformas es clave para tomar decisiones informadas. Pregunta cómo la agencia asegura que los datos sean precisos, actualizados en tiempo real y que no haya duplicación o pérdida de información en el proceso de integración.
¿Cómo manejan las integraciones personalizadas o específicas de nuestra industria? Si tu empresa utiliza sistemas personalizados o herramientas específicas de la industria, es importante saber si la agencia tiene experiencia en integrar este tipo de plataformas con HubSpot. Pregunta cómo pueden conectar esos sistemas para centralizar los datos en HubSpot y hacer que fluyan de manera eficiente.
¿Cómo nos ayudarán a monitorear el rendimiento de las integraciones y asegurarse de que todo funcione correctamente? Una vez configuradas las integraciones, es esencial que la agencia pueda ayudarte a monitorear su rendimiento y resolver cualquier problema técnico que pueda surgir. Pregunta cómo se aseguran de que las integraciones funcionen sin problemas y qué medidas toman para corregir errores en caso de que alguna plataforma deje de sincronizarse adecuadamente.
¿Pueden personalizar las integraciones para que se ajusten a nuestras necesidades específicas? No todas las integraciones deben ser iguales para cada empresa. Pregunta si la agencia es capaz de personalizar las integraciones para que se ajusten a tus procesos y flujos de trabajo específicos. Esto incluye la posibilidad de configurar qué datos se sincronizan, con qué frecuencia, y cómo se visualizan dentro de HubSpot.
¿Cómo aseguran la protección y privacidad de los datos durante el proceso de integración? Dado que las integraciones implican la transferencia de datos entre diferentes plataformas, es fundamental garantizar la seguridad y la privacidad. Pregunta a la agencia qué medidas toman para proteger los datos durante el proceso de integración, especialmente si se trata de información sensible o regulada.
¿Cómo optimizan las integraciones para mejorar la eficiencia de nuestros flujos de trabajo? Una agencia con experiencia debe ser capaz de optimizar las integraciones para que los equipos de marketing, ventas y servicio al cliente trabajen de manera más eficiente. Pregunta cómo configurarán las integraciones para que, por ejemplo, los datos de nuevos leads generados en Google Ads se sincronicen automáticamente con HubSpot, activando workflows de seguimiento automatizados.
¿Qué experiencia tienen integrando plataformas de automatización de marketing o ventas con HubSpot? Si ya estás utilizando herramientas de automatización, como Mailchimp, ActiveCampaign o una plataforma interna, la agencia debe ser capaz de explicar cómo se pueden integrar con HubSpot. Pregunta qué tipo de integraciones han realizado en el pasado y cómo pueden mejorar la automatización de tus procesos de marketing y ventas.
Una estrategia de lead nurturing y lead scoring bien implementada es esencial para maximizar el uso de HubSpot y asegurar que tu equipo de ventas se enfoque en los leads con mayor potencial de conversión. El lead nurturing consiste en mantener una relación constante con tus prospectos, proporcionándoles contenido útil y relevante a lo largo de su viaje de compra, mientras que el lead scoring es la técnica que permite asignar puntuaciones a los leads en función de su comportamiento e interacción con tu marca.
Una agencia que realmente entienda HubSpot debe ser capaz de configurar estos procesos de manera estratégica, de modo que cada lead reciba el contenido adecuado en el momento adecuado y que el equipo de ventas se concentre en aquellos leads que están más cerca de tomar una decisión de compra.
El lead nurturing permite que los leads avancen a través del embudo de ventas a su propio ritmo, dándoles la información que necesitan en el momento oportuno. Sin un proceso de nurturing adecuado, los leads pueden perder interés o decidir optar por otra empresa. El lead scoring, por su parte, facilita la tarea del equipo de ventas al permitirles priorizar los leads que han mostrado mayor interés o están más cerca de la conversión.
¿Cómo crean una estrategia de lead nurturing basada en el comportamiento de nuestros prospectos? El lead nurturing no debe ser una secuencia de correos genéricos. Pregunta a la agencia si pueden diseñar una estrategia que reaccione al comportamiento de los prospectos, como la descarga de contenido, la interacción con correos electrónicos o la visita a páginas clave. La agencia debe ser capaz de segmentar los leads y nutrirlos con contenido personalizado y relevante en función de las acciones que realizan.
¿Qué criterios utilizan para configurar el lead scoring y cómo lo ajustan a nuestras necesidades? La clave de un buen lead scoring es saber qué acciones son realmente importantes para tu proceso de ventas. ¿Se asignan más puntos a los leads que descargan un eBook, asisten a un webinar o abren múltiples correos electrónicos? Pregunta a la agencia cómo configuran el sistema de puntuación para que refleje adecuadamente el valor de cada interacción en tu buyer journey.
¿Cómo ajustan el lead scoring a medida que cambia el comportamiento del prospecto? El comportamiento de los leads puede cambiar con el tiempo, y el sistema de scoring debe adaptarse a esto. Pregunta si la agencia puede configurar lead scoring dinámico, donde la puntuación de los leads se ajuste en función de las nuevas interacciones o la inactividad del prospecto. Esto es clave para mantener una puntuación precisa y permitir que el equipo de ventas priorice mejor.
¿Cómo integran la automatización en el proceso de lead nurturing para que las interacciones sean oportunas y personalizadas? La automatización juega un papel crucial en el lead nurturing. Pregunta cómo la agencia configura workflows automatizados para enviar correos personalizados en momentos clave, como cuando un lead visita una página de precios, pero no completa el formulario de contacto, o cuando interactúa varias veces con contenido relevante. La agencia debe ser capaz de crear secuencias automatizadas que respondan en tiempo real al comportamiento del prospecto.
¿Qué contenido sugieren en cada fase del proceso de nurturing para maximizar la conversión? Cada fase del buyer journey requiere un tipo de contenido diferente. Pregunta a la agencia cómo diseñan los flujos de contenido para nutrir a los leads, desde la fase de consideración hasta la de decisión. El contenido debe ser educativo y relevante en las primeras fases, y más enfocado en la oferta de valor y en casos de éxito a medida que los leads avanzan hacia la decisión.
¿Cómo miden el éxito del lead nurturing y qué métricas clave utilizan para optimizar los flujos de trabajo? Pregunta a la agencia qué métricas usan para medir la efectividad del lead nurturing. Las tasas de apertura y de clics son solo el principio; deben ser capaces de medir el avance de los leads en el embudo de ventas y cómo las campañas de nurturing afectan directamente al número de conversiones. A partir de esta información, deben sugerir ajustes para mejorar los resultados.
¿Cómo aseguran que los leads más cualificados se asignen al equipo de ventas en el momento adecuado? El timing es clave en la conversión de leads. Pregunta a la agencia cómo configuran los workflows para que los leads se asignen automáticamente al equipo de ventas cuando alcanzan una puntuación específica o realizan una acción clave (como solicitar una demo o agendar una reunión). El equipo de ventas debe poder intervenir justo en el momento en que el lead está más predispuesto a convertir.
¿Pueden configurar workflows que reactiven leads inactivos? No todos los leads convertidos al principio. Algunos pueden volverse inactivos durante el proceso de nurturing. Pregunta si la agencia puede diseñar workflows de reactivación, que incluyan correos específicos o nuevas ofertas para volver a captar el interés de esos leads que no han interactuado en un tiempo.
Una agencia realmente competente debe ser capaz de personalizar tus informes en HubSpot para que puedas hacer un seguimiento detallado de cada aspecto del pipeline de ventas y del rendimiento de las campañas de marketing. Pregunta si pueden crear dashboards que te ayuden a identificar cuellos de botella y áreas de mejora en tiempo real.
¿Cómo personalizan los informes para alinearlos con nuestros KPIs? Cada empresa tiene métricas únicas que son críticas para el éxito. La agencia debe ser capaz de personalizar informes que midan aspectos específicos como la tasa de conversión de MQL a SQL, la duración del ciclo de ventas o el ROI de las campañas de marketing. Pregúntales cómo ajustan los informes a tus objetivos comerciales concretos.
¿Cómo identifican y reportan los cuellos de botella en el pipeline de ventas? Una agencia competente debería ser capaz de configurar dashboards que identifiquen dónde los leads se estancan en el pipeline. Esto te permitirá tomar medidas inmediatas para resolver problemas antes de que afecten el rendimiento general de las ventas.
¿Pueden crear dashboards que muestren el impacto de nuestras campañas de marketing en tiempo real? Los mejores dashboards no solo te muestran datos históricos, sino que te permiten monitorear en tiempo real cómo están funcionando tus campañas. Pregunta si la agencia puede configurar un dashboard que te muestre el rendimiento diario de cada campaña, desde el número de leads generados hasta la tasa de conversión de cada canal.
¿Cómo nos ayudarán a analizar la eficacia de nuestras campañas de marketing multicanal? Si estás utilizando múltiples canales para tus campañas (email, redes sociales, publicidad pagada), es crucial que los informes te permitan ver cómo están interactuando estos canales entre sí. Pregunta cómo la agencia mide el impacto de cada canal y cómo ajustan las estrategias en función de los resultados.
¿Cómo configuran los dashboards para hacer seguimiento de la productividad del equipo de ventas? Además de las métricas de marketing, una agencia experta debería ser capaz de ayudarte a monitorear la productividad de tu equipo de ventas, con informes que muestren cuántas actividades están completando, cuántas reuniones están programando y cuántos negocios están cerrando.
¿Pueden realizar segmentaciones en los informes que nos permitan entender mejor el comportamiento de diferentes grupos de leads? Las segmentaciones son clave para identificar patrones entre diferentes grupos de clientes potenciales. Pregunta si pueden segmentar los datos en función de criterios como la industria, el tamaño de la empresa, la ubicación geográfica o la etapa del buyer journey en la que se encuentran.
¿Cómo nos ayudarán a utilizar los insights obtenidos para optimizar nuestras estrategias? Una cosa es generar informes, pero el verdadero valor reside en saber cómo interpretar los datos y hacer ajustes estratégicos basados en ellos. Pregunta a la agencia cómo te guiarán para tomar decisiones fundamentadas en los insights obtenidos de los informes y qué cambios recomendarían implementar basados en los resultados.
¿Qué tan fácil es ajustar los dashboards a medida que cambian nuestras prioridades o KPIs? Las prioridades de tu empresa y tus KPIs pueden cambiar con el tiempo, por lo que es esencial que la agencia configure dashboards que se puedan ajustar fácilmente. Pregunta si pueden personalizar y actualizar los informes rápidamente para reflejar nuevos objetivos o métricas.
Elegir una agencia que realmente entienda HubSpot puede marcar la diferencia entre un uso básico de la plataforma y una estrategia de crecimiento completamente optimizada. Pregunta por las características avanzadas, workflows personalizados y estrategias integrales. Una agencia que sabe aprovechar el potencial de HubSpot no solo te ayudará a implementar el software, sino que te guiará en su uso para lograr resultados sostenibles y medibles.