¿Sabes cuántos de los leads que genera tu empresa llegan realmente a tu CRM y reciben un seguimiento estructurado?
Si no puedes responder con un porcentaje claro, es muy probable que estés perdiendo oportunidades de negocio… sin darte cuenta.
Hoy vamos a hablar de uno de los problemas más invisibles —y más costosos— en muchas empresas B2B: los leads fantasma.
Leads que entran por diferentes canales, pero que se pierden entre sistemas, procesos manuales y falta de trazabilidad.
El resultado: dinero perdido, pipeline más débil, y equipos de marketing y ventas desalineados.
En ABH lo vemos constantemente cuando empezamos a trabajar con nuevos clientes. Y la buena noticia es que es un problema perfectamente solucionable… si sabes dónde mirar.
El origen del problema: la multicanalidad mal gestionada
Cada vez más empresas captan leads a través de una combinación de canales:
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Formularios web
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Campañas de LinkedIn
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Descargas de contenido
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Webinars y eventos online
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Referencias personales
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Ferias y eventos presenciales
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Chatbots en el sitio web
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Mensajes directos en redes sociales
La multicanalidad es positiva: te permite llegar a más perfiles y diversificar tus fuentes de captación.
Pero también multiplica el riesgo de perder trazabilidad.
El patrón que más vemos en empresas sin plataforma integrada es este:
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El equipo de marketing genera leads a través de varios canales.
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Algunos leads entran automáticamente en el CRM (por ejemplo, a través de un formulario bien conectado).
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Otros se capturan de forma manual: en hojas de cálculo, en emails, en carpetas compartidas.
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Los leads que llegan manualmente no siempre se registran de forma sistemática.
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Resultado: un % relevante de leads desaparece sin que nadie en la organización sea consciente.
Ejemplo real: 40% de leads perdidos en LinkedIn
Uno de nuestros clientes, una empresa B2B con un equipo de marketing muy sólido, nos pidió ayuda para mejorar su conversión comercial.
Al revisar el proceso de captación y registro de leads, encontramos lo siguiente:
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Los leads que entraban por formularios de la web llegaban bien al CRM.
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Los leads generados a partir de contactos de LinkedIn (campañas de lead gen + mensajes directos del equipo comercial) se registraban… en un Excel compartido.
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El proceso de pase al CRM dependía de que cada comercial hiciera un copy-paste manual cada viernes.
Cuando auditamos los últimos 2 meses, descubrimos que:
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Solo un 60% de los leads de LinkedIn se había registrado correctamente en el CRM.
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Un 40% de los leads nunca llegó a ventas ni recibió ningún seguimiento automatizado.
40% de leads potenciales completamente perdidos.
¿Por qué ocurre esto?
Hay tres razones principales:
Herramientas desconectadas
Cada canal usa su propia herramienta.
Si no hay una plataforma que centralice los datos (CRM conectado con automatización), es fácil que la información se disperse.
Procesos manuales
Cuando dependes de que alguien copie y pegue datos entre herramientas, el error humano es inevitable.
Además, muchas veces esas tareas manuales no tienen prioridad: si el equipo está ocupado, se dejan para más adelante (o directamente se olvidan).
Falta de visibilidad
En muchas empresas no hay un sistema de reporting que permita visualizar el flujo completo: lead generado → lead registrado → lead cualificado → oportunidad creada.
Si no ves claramente el embudo, no sabes que hay un agujero.
El coste de los leads fantasma
El impacto en negocio de este problema es enorme:
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Leads calientes que se enfrían.
Si un lead no recibe seguimiento inmediato, las probabilidades de conversión caen en picado. -
Pérdida de inversión en marketing.
Has pagado por captar ese lead (con tu inversión en marketing), pero no has capitalizado esa inversión. -
Pipeline más débil.
Tu equipo de ventas cree que el marketing no genera suficientes leads, cuando en realidad parte de los leads no están visibles. -
Desalineación entre marketing y ventas.
Los equipos discuten sobre la calidad de los leads… cuando el problema real es de trazabilidad. -
Decisiones erróneas.
Si tus dashboards no muestran el % real de conversión de cada canal, tomas decisiones de inversión basadas en datos incorrectos.
En definitiva: estás dejando dinero sobre la mesa.
¿Cómo saber si tienes este problema?
Muy sencillo: haz la prueba.
👉 Elige 20 leads recientes de diferentes canales.
👉 Revisa uno a uno su recorrido:
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¿Están en el CRM?
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¿Se les ha asignado un propietario?
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¿Han recibido un seguimiento?
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¿Están correctamente etiquetados?
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¿Han llegado a la fase de oportunidad?
Si el resultado es que más del 5-10% no ha seguido este recorrido completo, tienes un problema de trazabilidad.
Cómo solucionarlo
Plataforma integrada
Lo ideal es trabajar con una plataforma que conecte todos los puntos de contacto: CRM + marketing + ventas + servicio.
Nosotros usamos HubSpot, pero el principio es válido con cualquier stack tecnológico bien integrado.
Automatización de la captura
Cada canal de captación debe alimentar el CRM automáticamente:
formularios, LinkedIn Lead Gen, eventos, etc.
Nada de copy-paste manual.
Reporting completo
Debes tener dashboards que muestren:
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Leads captados por canal
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Leads registrados en CRM
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Leads cualificados
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Conversión a oportunidad
Así podrás detectar rápidamente cualquier fuga.
Procesos claros
Establece un proceso claro de registro y seguimiento, que esté documentado y que todos conozcan.
Si dependes del "buen hacer" de cada persona, tendrás resultados inconsistentes.
Recuerda: no se trata solo de mejorar la conversión.
Se trata de proteger la inversión que ya estás haciendo en captar leads, y de dar a tu equipo de ventas el mejor punto de partida posible.
Cada semana que pasa sin solucionar este problema es dinero que pierdes.
¿Te animas a auditar tu proceso?
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