Un CRM es una herramienta de gestión de tus relaciones con tus clientes. Client Relationship Management. Y si en tu empresa no usas uno, te aseguramos que estás dejando pasar de largo un buen número de posibles clientes que están buscando lo que tu empresa vende.

En el mercado hay muchos CRM disponibles. En &CO hemos probado muchos y llegado a la conclusión de que el mejor es el más barato. De hecho, es gratis. Todos nuestros clientes lo tienen a su disposición.

¿Quieres conocer las ventajas de utilizar un buen CRM? Sigue leyendo...Todo vendedor experimentado sabe que, en el día de las ventas hay que controlar muchas actividades al mismo tiempo: llamadas, citas, reuiones, correos electrónicos, seguimiento de clientes, evolución de las oportunidades comerciales, etc.). No es un trabajo fácil. Puede llegar a ser complejo desarrollar bien el trabajo de ventas con todas las acciones que implica sin perder de vista la calidad del trabajo comercial y, en el fondo, la reputación de la empresa.

Por eso es útil recurrir a un sistema de CRM para optimizar la gestión y el tratamiento de todos tus clientes y prospectos. Entre otros beneficios, tienes la posibilidad de realizar un seguimiento correcto y cercano de todos los procesos de ventas de tu empresa, tener información muy detallada del comportamiento de tus contactos (tanto clientes como potenciales clientes) y mantener un registro organizado de la evolución de las negociaciones con cada clientes.

Pero para elegir el CRM más adecuado para tu empresa y vuestra forma de relacionaros con los clientes, debes antes tener claros los objetivos que quieres lograr con esta herramienta. Sin esto bien claro, da igual qué CRM elijas y cuánto pagues por él. Perderás tiempo y dinero.

Esto es especialmente importante si tienes en cuenta el coste de un CRM. En la mayoría de las ocasiones el coste de un CRM supera las posibilidades de una pequeña o mediana empresa. Los hay baratos, caros, muy caros, y los hay gratis. Para nosotros, el mejor es gratis y se llama HubSpot CRM.

Estas son las 6 claves para sacar el mejor rendimiento de un CRM, sea cual sea el que elijas para tu negocio.

1. Organiza tu base de datos. 

Cuando una empresa empieza a tener un crecimiento considerable, ve cómo crece su base de datos de contactos. Se hace cada vez más complejo saber con claridad el estado de los procesos de venta y de seguimiento de las oportunidades comerciales. En muchas ocasiones, las empresas pierden contactos y dejan de cerrar negocios porque no son capaces de hacer un seguimiento adecuado de la comunicación con los clientes y no les ofrecen la información que necesitan en el momento adecuado.

Con un CRM tendrás un dominio más amplio de tu base de datos: puedes organizarla para tener una fotografía mucho más nítida del proceso de cada venta. Debes segmentar tu base de contactos según el estado en que se encuentra cada persona dentro del proceso comercial, así sabrás qué contactos están preparados para comprar, cuáles aún no, cuáles necesitan un seguimiento más detallado, cuáles son tus clientes actuales y, sobre todo cuales de esos tienen la capacidad de generar referencias de calidad a terceros para que, gracias a su satisfacción con tu empresa, otros decidan acercarse y comprar lo que vendéis.

2. Personaliza tus listas de contactos.

Un CRM no solo te permite organizar tu bases de datos según el estado de cada contacto, sino que te permite personalizar detalladamente cada lista de contactos que manejes. Así podrás realizar filtros dentro de tu base de datos según distintos criterios, como en qué empresa trabaja cada contacto, su puesto, qué partes de vuestro sitio web visita con más frecuencia, o cuánto dinero has ganado con ese cliente desde su primera compra.

3. Contacta con tus prospectos a tiempo. 

Uno de los errores más frecuentes y perjudiciales dentro de todo el proceso de gestión de relaciones con los clientes es la pérdida de contactos cualificados: esos que están preparados para comprar lo que le vendes.

No es suficente con tener un nombre, un número de teléfono y una dirección de correo-e en la base de datos para pensar que el trabajo ya está hecho. Al contrario, aún no ha comenzado. Para aprovechar al máximo tus oportunidades de venta y tus clientes debes darles seguimiento y ponerte en contacto con ellos de manera frecuente: esto no solo los ayudará a avanzar dentro de su viaje desde que te conocen a que te han comprado, sino que crea un vínculo entre tu marca, la empresa y toda esa gente.

Además de realizar un seguimiento detallado de cada uno de los contactos dentro de tu CRM, debes tener la seguridad de que podrás contactar con un cliente potencial a tiempo y de la manera más adecuada en cada caso. Por ejemplo, muchas de estas plataformas, además de llevar un registro de todos los contactos que has realizado con tus oportunidades de venta y clientes (como grabación de llamadas telefónicas o registro de los correos enviados) también incluyen servicios de teléfono y correo electrónico integrados dentro de la misma herramienta. Así tendrás toda la información en el lugar preciso para relacionarte con tus contactos en el momento justo.

4. Optimiza tus estrategias de contacto.

Un buen CRM te permitirá entrar en contacto con tus oportunidades de venta o con tus clientes de inmediato, y todo ello dentro de la misma plataforma. Sin embargo, debes aprender a ser paciente y esperar el momento justo. No envíes un correo a tu posible cliente porque crees que es el momento correcto, sino piensa desde la perspectiva de tu posible cliente y procura establecer y configurar workflows o flujos de trabajo para que se envíen en los momentos más adecuados para cada uno de tus potenciales clientes. Además, un buen CRM te facilitará la información necesaria para que puedas entender en qué momento tus contactos desean saber de ti (visitan tu web, abren tus correos, dónde hacen clic, etc.). Y además, un buen CRM facilitará la posibilidad de que tus equipos de marketing y ventas trabajen juntos en el mismo barco.

5. Analiza los comportamientos de tus oportunidades de venta. 

Para sacar todo el rendimiento de tu CRM, analiza constantemente el comportamiento de tu base de contactos. Recuerda que a medida que estos avanzan por su recorrido del comprador, cada uno empieza a vincularse más estrechamente con tu empresa, y, por tanto, modifica ligeramente su propio comportamiento. Tu equipo de ventas debe poder identificar esos comprtamientos para poder conocer en mayor profundidad a vuestro público y así adaptar mejos sus flujos de comunicación con ellos.

6. Convierte el trabajo con el CRM en un hábito.

Lo peor de la gran mayoría de los sistemas de CRM es que están mal ideados y están pensados para que tú pierdas demasiado tiempo introduciendo información. Un buen CRM es aquel que te ayuda a comunicarte con tu público facilitándote la información y reduciendo al máximo el tiempo que tienes que dedicar a "hablar" con el CRM en lugar de con tus clientes.

Esta es una diferenciación importantísima: si tu CRM te hace perder tiempo que deberías utilizar para estar vendiendo, cámbialo inmediatamente.

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